Individuelles Coaching einzelner Mitarbeiter

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Ausgangssituation

Stefan (25) ist ausgebildeter Kaufmann und arbeitet seit 1 ½ Jahren in einem Großhandel für medizinische Systeme. Vor 6 Monaten übernahm Stefan die Disposition und damit auch die Koordination aller Techniker Einsätze. Er plant die Besuchstermine, erstellt und versendet Angebote, prüft das Lager auf Lieferfähigkeit und stimmt sich bei Engpässen mit angrenzenden Abteilungen ab.

An der Aufgabenstellung wird schnell deutlich, dass die Fachkenntnisse eine bedeutende Rolle spielen, zumal Stefan sehr viel mit Menschen aus den Laboren dieser Unternehmen und Institutionen spricht. Auch die eigenen Techniker gelten als kompetente Profis, die häufig von den Kunden angefordert werden.

Das tägliche Aufkommen an eingehenden E-Mails, Telefonate mit internen und externen Kunden ist an bestimmten Tagen extrem. Viele Kunden bestehen auf eine sofortige Antwort Ihrer Fragen und wollen ihr Problem sofort gelöst wissen. In der Vergangenheit gab es schon heftige Kundenbeschwerden, weil der zeitliche Rahmen aus Kundensicht überstrapaziert wurde.

Die Geschäftsleitung möchte nun als erstes Wissen, ob Stefan an dieser stressigen Schnittstelle die richtige Person ist. Im Coaching-Auftrag geht es nicht um die Frage der „Entlassung“, sondern vielmehr um die Frage, ob man ihm einen anderen Aufgabenbereich zuteilt und diese Stelle damit neu besetzt.

Trotzdem eine nicht ganz unbedeutende Frage, schließlich ist im anschließenden Coaching eine Regel: Immer mit offenen Karten spielen! Erfährt aber Stefan von den Absichten der Geschäftsführung, könnte das Verhaltensweisen zu Tage fördern, die sonst eher nicht zu seinem Stil passen.[/vc_column_text][ultimate_spacer height=“20″][vc_column_text]

Individuelles Coaching

Im Coaching selbst war Stefan eher neugierig und wirkte auf mich sehr gelassen. Das wird auch damit zu tun haben, dass ich beim Gespräch mit der Geschäftsführung – ich nenne das Auftragsklärung – um ein Vorgespräch mit ihm gebeten habe. Dort konnte ich ihm die Sachlage erklären und die Basis für das Coaching setzen.

Stefan selbst habe ich als einen introvertierten, prozedural denkenden Menschen kennengelernt. Er ist aus meiner Sicht ein klassischer „Zahlen, Daten und Fakten – „Mensch“, also immer eher ausgerichtet an der Sache. Der Mensch, so hatte ich den Eindruck, spielt für ihn nicht die ausschlaggebende Rolle. Er bestätigte mir sehr schnell im Gespräch, dass selbst seine Frau ihm manches Mal vorwirft „kühl und distanziert“ zu sein.[/vc_column_text][ultimate_spacer height=“20″][vc_column_text]

Ergebnis

Ich möchte an dieser Stelle den eigentlichen Coaching-Prozess verlassen und zu unserem Ergebnis kommen. Nach zwei Coaching-Tagen – gespickt mit Theorie und vielen Gesprächen – kam ich zu dem Schluss, dass Stefan eine gute Besetzung für die Position wäre, wenn bestimmte Maßnahmen – zu denen sich beide Seiten verpflichten –  eingeleitet werden. Hierzu zählten unter anderem:

  • Kontinuierliche Produktschulung
  • Kommunikationstraining/Gesprächsführung
  • Regelmäßiges Feedback
  • Anbindung an die Techniker-Abteilung
  • Bereitschaft zu persönlichen Schulungsmaßnahmen

Die oben genannten Maßnahmen wurden im Kreise der Beteiligten besprochen, dokumentiert und mit einem Zeitplan unterlegt.

Natürlich ist diese Vorgehensweise zeitintensiv und hat zusätzliche Investitionen erforderlich gemacht. Andererseits  konnte in Zeiten des bereits chronischen Personalmangels ein Mitarbeiter qualifiziert werden, der die Position unter kurzfristigen Gesichtspunkten wohl verloren hätte. Und fraglich wäre auch, ob er in der neuen Aufgabe seine persönliche Erfüllung sehen würde.[/vc_column_text][vc_column_text]

Fazit aus der Sicht des Coaches

Vorab möchte ich erwähnen, dass diese Arbeit sehr viel Spaß gemacht hat. Ich habe eine Menge über medizinische Produkte gelernt und einiges für meine Arbeit mitnehmen können. Auch der Mensch (Stefan) und die Personen um ihn herum (Abteilungsleiter, Geschäftsführung) haben mich weiter inspiriert.

Stefan hat seine Hausaufgaben aus unseren Terminen mitgenommen und arbeitet danach (das passt, denn er ist ja ein prozeduraler Typ). Das Feedback-Gespräch – haben wir neu entwickelt – ist zu einem festen Bestandteil geworden. Wir haben hierzu ein kleines Muster entwickelt, damit alles angesprochen wird.

Natürlich sind wird kurz nach unserer Coaching-Arbeit noch nicht am Ziel angekommen. Aber wir sind im Prozess, und das ist wohl für die Aufgabe die gute Nachricht.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]